CSRD toepassen in 2025 voor rapportage over 2026

In dit artikel zorgen we ervoor dat je alles weet wat je moet weten en geven we je een stapsgewijze handleiding om op tijd aan de regels te voldoen.

Belangrijkste punten die aan bod komen: 

• Kort overzicht van CSRD en vereisten

• Het belang van voorbereiding voordat je aan de slag gaat

• Stap voor stap voldoen aan de CSRD

• Hoe voer je de CSRD rapportage uit?

• Veelvoorkomende valkuilen bij het implementeren van CSRD

• Laat je inspireren door onze klanten

Een kort overzicht van de CSRD-normen en de vereisten voor duurzaam ondernemen

Kort gezegd is de CSRD een richtlijn van de Europese Unie die is aangenomen door het Europees Parlement. De richtlijn bouwt voort op de logica van de financiële verslagleggingsrichtlijn om de transparantie en verantwoordingsplicht op het gebied van duurzaamheidsverslaglegging te vergroten. Het is de meest ambitieuze regelgeving op het gebied van duurzaamheid die ooit is ingevoerd en vereist nieuwe datagestuurde inspanningen van bedrijven, die verplicht zijn om informatie over hun prestaties op het gebied van milieu, maatschappij en goed bestuur (ESG) openbaar te maken.

Er zijn verschillende toepassingsdata voor bedrijven die onder deze rapportage vallen, afhankelijk van hun grootte en financiële gegevens. Alle bedrijven in de EU zullen er uiteindelijk mee te maken krijgen, maar grote bedrijven zijn het eerst aan de beurt. Als je twijfelt over wanneer je aan de regels moet voldoen, neem dan contact op met ons team van experts:

Voor welke bedrijven geldt de CSRD voor het fiscale jaar 2025, met de eerste rapportage in 2026?

Deze tijdlijn is van toepassing op jouw bedrijf als je "ja" antwoordt op ten minste twee van de volgende vragen:

• Heeft jouw organisatie meer dan 250 mensen in dienst?

• Is de omzet €50 miljoen of meer?

• Zijn de totale activa €25 miljoen of meer waard?

⏰ Om ervoor te zorgen dat je in 2026 een controleerbaar rapport kunt indienen, moet je vanaf januari 2025 beginnen met het verzamelen van de benodigde statistieken ⏰

Wat is de impact als je niet snel genoeg voorbereid bent om aan de richtlijn te voldoen?

De eerste rapporten worden in 2026 verwacht, dus je vraagt je misschien af waarom bedrijven zo hard werken om in januari 2025 klaar te zijn. Het antwoord ligt in de doelstellingen van de EU-richtlijn. Bij het opstellen van de richtlijn wilde de EFRAG de betrouwbaarheid van ESG-gegevens vergroten: ze moeten net zo betrouwbaar en nauwkeurig worden als financiële informatie.

Dit heeft verschillende implicaties, zoals het verzekeren van het controlespoor van elk datapunt. Voor een specifiek datapunt moet je in staat zijn om:

• Bewijs dat de informatiebron betrouwbaar is.

• Volg en log elke update van het gegevenspunt.

• Definieer een verantwoordelijke voor elk gegevenspunt (gegevenseigenaar).

Merk op dat externe controleurs tot dezelfde conclusies moeten komen als jijzelf. Als je dus in 2026 moet rapporteren over gegevens uit 2025, moet je bedrijf de systemen hebben om auditbestendige gegevens te verzamelen vanaf het begin van het boekjaar 2025 - wat voor de meeste bedrijven januari betekent. 

Risico's van vertraging bij het vastleggen van gegevens

Als je later begint met het vastleggen van gegevens, loop je twee soorten risico's:

• Ontbrekende gegevens: Als je de gegevens niet grondig in kaart brengt voor 2025, mis je misschien belangrijke gegevenspunten die later moeilijk te verkrijgen zijn.

• Het controlespoor doorbreken: Net als bij financiële overzichten moeten auditors alle ESG-gegevenspunten die relevant zijn voor het gecontroleerde jaar kunnen traceren en openen. Onvoldoende gegevensvastlegging kan het auditproces in gevaar brengen.

Er klaar voor zijn: Een stap-voor-stap handleiding volgens de Europese standaarden voor duurzaamheidsverslaglegging (ESRS)

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar de eerste stap is tijd uittrekken om jezelf vertrouwd te maken met de vereisten, de reikwijdte en het tijdschema van de CSRD. De EFRAG-website en onze artikelen zijn goede plekken om te beginnen.

Je kunt het hele project zelf uitvoeren of met de hulp van een partner. Bij ROSE helpen we onze klanten met alle volgende stappen tijdens de software-implementatiefase. Onze methodologie is in lijn met de richtlijnen van EFRAG: 

Stap 1: Voer de dubbele materialiteitsbeoordeling uit in 4 fasen

De Double Materiality Assessment (DMA) is een kritieke stap die op het eerste gezicht complex lijkt, maar beheersbaar is met de juiste methodologie, dat wil zeggen een methodologie die de ESRS-standaarden volgt.

Fase 1: De waardeketen en belanghebbenden in kaart brengen 

Bij het in kaart brengen van de waardeketen gaat het om het identificeren en visualiseren van de belangrijkste activiteiten, processen en belanghebbenden die betrokken zijn bij het creëren en leveren van een product of dienst. Dit zijn de belangrijkste stappen. 

• Er wordt een verdeling per bedrijfsonderdeel gemaakt.

• Elke activiteit die betrokken is bij een specifiek punt in de waardeketen (downstream, upstream, on operation) wordt onder de loep genomen.

• Afhankelijkheden en betrokken belanghebbenden kunnen ook worden beschreven.

Voor het in kaart brengen van de belanghebbenden zijn er twee hoofdtypen: degenen die de gevolgen ondervinden en degenen die de duurzaamheidsrapporten zullen gebruiken. We raden aan om de bestaande interacties die je bedrijf al met hen heeft in kaart te brengen (bijvoorbeeld een bestaande werknemersenquête) en de verwachtingen die daaruit voortvloeien. Dit vormt de basis om vervolgens te begrijpen waar betrokkenheid van belanghebbenden ontbreekt en het meest nodig is.

Fase 2: Effecten, risico's, kansen (IRO's)

Het gaat erom te bepalen welke elementen volgens de CSRD verplicht zijn voor je rapport en wat materieel is voor jouw bedrijf. Tijdens dit proces inventariseren we de impact (positief en negatief), risico's en kansen (IRO's) van het bedrijf met betrekking tot de duurzaamheidskwesties (onderwerpen, subonderwerpen en subsubonderwerpen). Dit is een uitgebreid proces dat verder wordt beschreven in dit artikel.

Fase 3: Drempels bepalen & scoren

In deze fase bepaalt het bedrijf of elke IRO als materieel wordt beschouwd of niet. 

• Alleen elementen die bepaalde drempels overschrijden, zijn materieel en van toepassing op je bedrijf.

• Deze drempelwaarden worden bepaald aan de hand van een formule die rekening houdt met factoren zoals omvang, reikwijdte, herstelbaarheid en waarschijnlijkheid.

• Als een score de drempel overschrijdt, is het onderwerp van wezenlijk belang en worden relevante gegevenspunten geïdentificeerd voor rapportage.

Op basis van de materiële IRO's wordt de definitieve lijst van materiële duurzaamheidskwesties (onderwerpen, subonderwerpen en subsubonderwerpen) verkleind.

Fase 4: Van duurzaamheidskwesties naar rapportagevereisten

Zodra de duurzaamheidskwesties zijn geïdentificeerd, is de laatste stap het definiëren van de datavereisten die hieruit voortvloeien.

Stap 2: Bedrijfsgegevens ophalen en beheren

Om te voldoen aan de CSRD moeten bedrijven gegevens verzamelen over vastgestelde toelichtingsvereisten en deze informatie opnemen in hun duurzaamheidsverslagen.

Onze ervaring is dat deze stap de grootste uitdaging vormt vanwege de complexiteit van de duurzaamheidsgegevens:  

• Holistische aard: De gegevens hebben betrekking op milieu-, bestuurs- en sociale aspecten en omvatten uiteenlopende meeteenheden zoals tonnen, kubieke meters, genderkloven of schriftelijk vastgelegd beleid.

• Verspreide gegevens: Duurzaamheidsgegevens worden op verschillende plaatsen opgeslagen - boekhoudsoftware, HR-suites, ERP, loonlijsten of zelfs lokale sensoren in het veld. Het ophalen en beheren van deze gegevens kost tijd.

• Datakwaliteit: Na het ophalen van data is het belangrijk om de kwaliteit, consistentie en volledigheid ervan te garanderen.

Goed datamanagement is essentieel in elke fase van het duurzaamheidsbeheer: voldoen aan de CSRD, haalbare doelen stellen en zakelijke beslissingen nemen op basis van de impact op duurzaamheid.

Opmerking: Bij ROSE vereenvoudigen we dit proces met de Data Studio, een speciaal onderdeel van onze software waarmee je bronbestanden van verschillende bronsystemen kunt uploaden en op één plek aan de gegevens kunt werken.

Stap 3: Definieer duurzaamheidsdoelen voor uw bedrijf (wettelijk verplicht)

Een veelgemaakte fout is denken dat de klus geklaard is na het aanpakken van de gegevensverzameling. CSRD gaat verder dan eerdere regelgeving en vereist van bedrijven dat ze doelen stellen en continue verbetering aantonen.

• Afstemming: Doelen moeten aansluiten bij je materialiteitsbeoordeling en de EU-taxonomie.

• Verantwoordelijkheid: Doelen moeten worden toegewezen aan een specifieke persoon (eigenaar), die verantwoordelijk wordt gehouden voor de voortgang, ervoor zorgt dat het werk wordt gecoördineerd en ervoor zorgt dat deadlines worden gehaald.

• Actiepunten: Splits doelen op in kleinere acties, elk met een eigenaar en deadline.

Opmerking: Het gebruik van gespecialiseerde software voor het beheren van doelen en acties is niet verplicht, maar wel nuttig, omdat alles geconsolideerd moet worden in het rapport. ROSE biedt deze functie.

Stap 4: Begin met het opstellen van je eerste rapport, afgestemd op de CSRD-standaarden 🎉

De rapportagevereisten zien er misschien veeleisend uit, maar als je de vorige stappen hebt gevolgd, zou dit laatste deel eenvoudig moeten zijn. Er zijn nog een paar dingen waar je rekening mee moet houden:

• Structuur van het verslag: Zorg dat het overeenkomt met de CSRD vereisten.

• Leesbaarheid: Rapporten moeten leesbaar zijn voor zowel mensen als machines, dus houd ze beknopt en duidelijk, en neem XBRL-tags op. ‍

• Real-time updates: Idealiter gebruik je een tool waarmee je meerdere sjablonen kunt maken en gegevens in realtime kunt bijwerken. Zo kun je de voortgang bijhouden en informatie verstrekken aan interne en externe belanghebbenden (bijv. communicatie- en marketingafdelingen, klanten, leveranciers).

Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te vermijden

Hier zijn de meest voorkomende valkuilen die we hebben geïdentificeerd en suggesties om ze te vermijden.

➡️ Alles zelf proberen te doen: De CSRD is een ongekende verordening op het gebied van duurzaamheid. Het is ambitieus en brengt een zekere mate van complexiteit met zich mee. Ten minste het eerste jaar is het een goed idee om hulp te krijgen van CSRD experts, of ze nu van consultancy- of softwarebedrijven komen. 

➡️ Te veel vertrouwen op consultancy: Van het ene uiterste naar het andere! Sommige bedrijven vertrouwen te veel op externe expertise in plaats van interne vaardigheden op te bouwen. Balans is belangrijk: externe expertise kan waardevol zijn, maar het opbouwen van interne vaardigheden is cruciaal om onvoorspelbare kosten te vermijden naarmate de regelgeving complexer wordt.

➡️ Onderschatting van een datathema: Het onderwerp van de gegevens is vaak de grootste uitdaging. Duurzaamheidsinformatie is zo divers als gegevens over klimaatverandering, HR-beleid, corporate governance, enz. Mogelijk moet je ook gegevens ophalen bij dochterondernemingen. Trek tijd uit om te begrijpen waar gegevens zijn opgeslagen, hoe je het op de juiste manier kunt ophalen, opschonen en de betrouwbaarheid ervan garanderen. Schakel indien nodig je IT-afdeling in.

➡️ Alles proberen te automatiseren: Niet alles hoeft geautomatiseerd te worden. De sleutel om te bepalen wat eerst geautomatiseerd moet worden is de updatefrequentie. Als een datapunt elke dag of elke week moet worden bijgewerkt, dan moet het waarschijnlijk worden geautomatiseerd. Als de frequentie driemaandelijks of jaarlijks is, waarschijnlijk niet. 

➡️ Het controletraject vergeten: Zorg ervoor dat elk gegevenspunt een specifieke eigenaar heeft, logs van elke update en verklaringen voor gemaakte aannames. Vergeet niet dat een externe auditor tot dezelfde conclusies moet komen als u.

➡️ Continue verbetering vergeten: De CSRD is niet alleen een statisch beeld van uw duurzaamheidspraktijken - het gaat om het aantonen van voortdurende verbetering. Stel doelen, verdeel ze in acties en betrek iedereen erbij. U zult ook regelmatig rapporten moeten opstellen.

➡️ Als je deze oefening alleen bekijkt vanuit het perspectief van naleving: CSRD is een geweldige kans om waarde te genereren en voordelen te behalen ten opzichte van concurrenten, aangezien naast de regelgever ook andere belanghebbenden (klanten, leveranciers) vragen om meer duurzaamheidsprestaties. De CSRD is een uitstekende gelegenheid om deugdzame beslissingen te nemen die een positieve invloed hebben op de bedrijfsvoering.

➡️ Alleen excel gebruiken: Je moet beschikken over speciale software voor duurzaamheidsbeheer. Het klinkt misschien als een egoïstisch advies, maar de software hoeft niet eens ROSE te zijn. Het alternatief voor een speciale tool is meestal het gebruik van Excel, wat leidt tot het verbreken van het controlespoor en het genereren van fouten als gevolg van handmatige invoer en meerdere bestandsversies die worden gedeeld tussen belanghebbenden. Zorg ervoor dat je een software kiest die ten minste het volgende garandeert:

• Mogelijkheid om bronbestanden uit je informatiesystemen te importeren en de gegevens in het platform te manipuleren. Opmerking: zonder gebruik te maken van templates! Dat zou het punt missen.

• Beheer van doelen en acties geïntegreerd in het platform 

• Onbeperkt templates maken voor rapporten en updates in realtime

Doe inspiratie op: lees over bedrijven die zich voorbereiden op naleving van de CSRD en duurzaamheidsrapportage

Het is altijd waardevol om te leren van bedrijven die voor soortgelijke uitdagingen staan. Bij ROSE hebben we het geluk dat we bedrijven in verschillende sectoren kunnen ondersteunen. Hier een paar voorbeelden:

• Italdesign(Autodesign en mobiliteitsindustrie): Ontdek hoe ze zich richten op data om ESG-gegevens net zo betrouwbaar te maken als de financiële data. 

• Bolsius (Europa's grootste kaarsenfabrikant): Bekijk hoe zij hun ambitieuze duurzaamheidsstrategie toekomstbestendig maken door alle ESG-onderwerpen te centraliseren in één hub

• Vroon (Internationale scheepvaartsector): Leer hoe zij ROSE inzetten bij elke stap, van DMA tot continue verbetering om hun impact op het milieu te minimaliseren.

✉️ Heb je een vraag, suggestie of opmerking? Laat het ons weten! Neem gerust  contact met ons op.