Naleving van de CSRD, Essentiële mijlpalen en tijdlijnen

Dit artikel is een samenvatting van de essentiële elementen om u voor te bereiden op naleving van de CSRD, met de nadruk op praktische stappen en tijdlijnen om uw proces te begeleiden. Als u meer van luisteren houdt, kunt u hier ook de volledige opname van het webinar bekijken .

Wat zijn de mijlpalen die ik moet bereiken en tegen wanneer?

Om op schema te blijven voor naleving van de CSRD moet u terugwerken vanaf 2026, wanneer de eerste rapporten moeten worden ingediend, en een reeks controlepunten vaststellen om uw voortgang te begeleiden. Deze mijlpalen zijn cruciaal voor het opbouwen van de basis van uw duurzaamheidsgegevens en om ervoor te zorgen dat deze voldoen aan de auditvereisten.

• Dubbelematerialiteitsbeoordeling (DMA): CSRD begint met een uitgebreide beoordeling van dubbele materialiteit, een concept dat zich richt op het identificeren welke onderwerpen "materieel" zijn voor zowel uw bedrijf als uw stakeholders. Dit proces omvat het in kaart brengen van je waardeketen, het definiëren van impacts, risico's en kansen (IRO) en het toekennen van een score aan elk onderwerp om de relevantie ervan te bepalen - oftewel de "materialiteit". De DMA is niet iets dat overhaast kan worden uitgevoerd. Het duurt meestal 3-4 maanden, zodat je de tijd hebt om feedback te verzamelen, interne en externe belanghebbenden te raadplegen en de inzichten van de auditor te verwerken. Door auditors proactief te betrekken, kunt u verrassingen voorkomen en ervoor zorgen dat uw proces in lijn is met hun verwachtingen.

• Gegevensverzameling en auditvoorbereiding: Voor de meeste bedrijven met meer dan 250 werknemers zal het grootste deel van de gegevensverzameling in 2025 plaatsvinden, in de aanloop naar de audit- en rapportagefase begin 2026. Zie dit als je belangrijkste startpunt, waar je gegevens over belangrijke statistieken verzamelt, verifieert en valideert. Om auditproblemen te voorkomen, moet je een systeem opzetten om deze gegevens bijgewerkt en toegankelijk te houden. Op deze manier hoef je niet alles bij elkaar te zoeken wanneer het tijd is voor de eindbeoordeling.

• ‍Eindrapportage voorbereidingen: Eind 2025/begin 2026 moet je je richten op het afronden van het rapport zelf. Dit betekent vaak dat je je gegevens moet voorbereiden op het XBRL-formaat (eXtensible Business Reporting Language) en dat je ervoor moet zorgen dat alle governance-, beleids- en doeldetails voldoen aan de wettelijke vereisten. Beschouw deze fase als het laatste controlepunt voor de indiening: het gaat om het bevestigen van de kwaliteit van je gegevens, het voltooien van het controlespoor en de voorbereiding op doorlopend toezicht.

‍

Voorgesteld tijdschema voor de audit- en rapportagefase begin 2026

🌹 Tip: Begin zo snel mogelijk met de beoordeling van je CO2-voetafdruk en overweeg om deze parallel uit te voeren. Dit is een van de meest veeleisende taken, omdat elke relevante factor moet worden opgenomen - energieverbruik, afvalproductie, transport, reizen, enz.

‍

Hulpbronnen: Wie erbij betrekken & hoeveel tijd inplannen?

Naleving van het CSRD is een teamprestatie die samenwerking vereist van meerdere afdelingen en belanghebbenden. Het opbouwen van een betrouwbaar team en het creëren van duidelijke rollen is essentieel voor het stroomlijnen van het gegevensverzamelings- en rapportageproces.

• Stel een multifunctioneel team samen: Naleving van de CSRD kan niet alleen worden aangepakt. Gemiddeld zult u 10 tot 30 medewerkers moeten coördineren, met zeer heterogene niveaus van kennis en interesse in duurzaamheid. Ga er niet van uit dat ze verstand hebben van duurzaamheid of CSRD. Je hebt een toegewijd kernteam nodig om het project te sturen, idealiter één persoon die de inspanningen coördineert (in de meeste gevallen de duurzaamheidsmanager) en contact onderhoudt met medewerkers van verschillende afdelingen. Zie dit team als uw "CSRD compliance task force", die belangrijke gegevens verzamelt van HR (bijv. personeelsgegevens), Financiën (financiële drempels), IT (toegang tot gegevenssystemen) en Productie (details over de impact op het milieu).

• Definieer verantwoordelijkheden en controlepunten: Duidelijke roldefinities voorkomen overlap en zorgen voor verantwoording. Wijs voor elk vereist gegevenspunt een specifieke medewerker aan en definieer hun verantwoordelijkheden. In het begin kan het zijn dat je 1-3 controlepunten nodig hebt om alles overzichtelijk te houden, maar na verloop van tijd zal een goed gedefinieerd systeem medewerkers in staat stellen om gegevens te leveren met minimale tussenkomst.

• Vroegtijdige en consistente betrokkenheid van controleurs: Om compliant te blijven en misstappen te voorkomen, moet u uw auditors er vanaf het begin bij betrekken. Hun inzichten in regelgevende interpretaties en auditvereisten zijn essentieel. Deze relatie zorgt ook voor minder verrassingen tijdens de auditfase en een soepeler nalevingstraject in het algemeen.

Hoe krijg je buy-in van interne teams & van het management?

Voldoen aan CSRD is niet alleen een technische vereiste: Het is een strategische verplichting. Daarom hebt u de steun nodig van zowel uw collega's als het management om te zorgen voor de benodigde personele middelen en een speciaal budget. Lees hier hoe u het belang van CSRD effectief kunt communiceren binnen uw organisatie.

• Een duidelijke boodschap voor collega's: Veel teamleden zien CSRD misschien als een extra "nice-to-have" in plaats van een kritieke prioriteit. Om deze denkwijze te veranderen, moet je het compliance-aspect benadrukken, waarbij ESG-gegevens net zo betrouwbaar moeten zijn als financiële gegevens. wat tekst

  • Geef een duidelijk tijdschema van de vereisten voor het indienen van gegevens

  • Leg de redenen achter deze tijdlijnen uit

  • Laten zien hoe belangrijk hun inbreng is om een gevoel van eigenaarschap en urgentie te stimuleren

  • Pas uw boodschap aan op basis van de focus van elke afdeling: sommige worden gedreven door duurzaamheid, terwijl andere willen zien hoe hun werk bredere bedrijfsdoelen ondersteunt. 

  • Zorg voor regelmatige updates over je voortgang, zoals het halen van scope 1- en scope 2-emissiedoelstellingen om het belang van hun rol in dit project verder te versterken.

• Communiceren met het management en het budget veiligstellen: De steun van het managementteam is essentieel, vooral als het gaat om het veiligstellen van het budget voor naleving van de CSRD. Het kan echter zijn dat ze met concurrerende prioriteiten te maken hebben, dus uw benadering moet empathisch en strategisch zijn. Help het management de bredere waarde van CSRD te begrijpen door duidelijke benchmarks en kostenvoorbeelden te geven. U kunt bijvoorbeeld verwijzen naar advieskosten voor de dubbele materialiteitsbeoordeling of de aanpak die door vergelijkbare bedrijven wordt gebruikt. En ook al klinkt het misschien voor de hand liggend, als u om een budget vraagt, vraag dan om een bandbreedte. Zo kunt u flexibel zijn en toch realistische budgettaire grenzen stellen.

• Identificeer een Executive Sponsor: Tot slot kan het vinden van een "kampioen" binnen het management een groot verschil maken bij het bepleiten van het belang van CSRD. Deze executive sponsor kan helpen uw behoeften over te brengen aan andere leiders en uw verzoeken om budget of middelen ondersteunen, waardoor een sterke basis wordt gelegd voor uw inspanningen.

🌹 Tip: de ideale structuur voor een gesprek met een executive sponsor

Door duidelijke mijlpalen te stellen, een sterk team samen te stellen en het belang van CSRD effectief te communiceren, zal uw organisatie goed gepositioneerd zijn om aan deze nieuwe rapportagenormen te voldoen. Het omarmen van dit proces helpt niet alleen bij het naleven van de regelgeving, maar versterkt ook de toewijding van uw bedrijf aan duurzaamheid - een waarde die steeds belangrijker wordt voor belanghebbenden, investeerders en de maatschappij in het algemeen. 

Je kunt dit alles bespreken met een van onze experts door hier een afspraak te maken:

‍