Double Materiality Assessment - Gids van begin tot eind

Dit artikel is een uitgebreide samenvatting van ons webinar over het concept van dubbele materialiteitsbeoordeling (DMA). Dit onderwerp valt onder de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) die bedrijven verplicht om hun milieu- en sociale effecten openbaar te maken.

Wil je het volledige webinar van 40 minuten bekijken? ➡️ Bekijk de opname 📹

Al onze adviezen zijn gebaseerd op onze kennis van de ERFAG-richtlijnen en onze praktijkervaring met klanten.

Belangrijkste punten die aan bod komen:

• DMA definitie: Onderscheid tussen impact en financiële materialiteit en de rol ervan in ESG

• Uitvoeren van de DMA: stapsgewijs proces (waardeketen in kaart brengen, belanghebbenden, IRO's, materialiteitsdrempels & scores) en het verband met duurzaamheidsrapportage

• Praktijkgerichte use cases op basis van ervaring met klanten

Dubbele materialiteitsbeoordeling voor naleving van de CSRD: Definitie

Het Double Materiality Assessment-proces (DMA) is een concept in duurzaamheidsrapportage dat twee essentiële perspectieven in beschouwing neemt: impactmaterialiteit en financiële materialiteit. Impactmaterialiteit benadrukt de invloed van het bedrijf op het milieu en de maatschappij, waarbij de nadruk ligt op hoe de activiteiten en acties van het bedrijf het bredere ecologische en sociale landschap beïnvloeden. Financiële materialiteit, daarentegen, onderzoekt hoe milieu- en sociale factoren de financiële prestaties van het bedrijf kunnen beïnvloeden, zoals de inkomsten, kosten of risico's van het bedrijf. In wezen onderzoekt impactmaterialiteit het effect van het bedrijf op de wereld, terwijl financiële materialiteit onderzoekt hoe veranderingen in de wereld het bedrijf beïnvloeden.

Dit proces is gericht op het identificeren van de duurzaamheidskwesties die het meest relevant zijn voor een specifiek bedrijf, rekening houdend met de specifieke context, zoals de aard van de activiteiten, het bedrijfsmodel en de geografische regio's waarin het bedrijf actief is. Door de analyse af te stemmen op deze unieke factoren, helpt de DMA bij het verkrijgen van een gericht en zinvol begrip van duurzaamheidsprioriteiten. Het vormt de basis van uw ESG-rapportage.

🌹ROSE ADVIES: Een eenvoudige manier om na te denken over financiële materialiteit is om jezelf af te vragen: Kan deze kwestie, op welke manier dan ook, mijn kasstromen positief of negatief beïnvloeden?

3 stappen om de dubbele materialiteitsbeoordeling uit te voeren volgens de ESRS-richtlijnen

Het dubbele materialiteitsbeoordelingsproces volgens de ESRS-richtlijnen (European Sustainability Reporting Standards) omvat drie gestructureerde stappen. 

Om de context te bepalen, moet eerst je unieke waardeketen in kaart worden gebracht - stroomopwaarts, operationeel en stroomafwaarts - en moeten de belangrijkste belanghebbenden worden geïdentificeerd. Dit zorgt ervoor dat je beoordeling de specifieke omstandigheden en juridische context van je bedrijf weerspiegelt. 

Ten tweede, evalueer Impacts, Risks en Opportunities (IRO's) door duurzaamheidskwesties te koppelen aan je activiteiten. We zullen zien hoe je het ESRS-raamwerk kunt gebruiken om impacts als positief of negatief te classificeren en risico's en kansen in de waardeketen te identificeren. 

Definieer ten slotte drempelwaarden en scores om de materialiteit te bepalen, met behulp van gestructureerde criteria zoals schaal, reikwijdte en herstelbaarheid voor impactmaterialiteit en monetaire gevolgen voor financiële materialiteit.

Stap 1 - De context bepalen: Je unieke waardeketen en belanghebbenden

Begin met het in kaart brengen van de specifieke context van uw bedrijf. Dit omvat een grondig onderzoek van je hele bedrijfslandschap, inclusief huidige activiteiten, strategische initiatieven, financiële prognoses en mogelijke toekomstige ontwikkelingen, zoals de introductie van nieuwe technologieën, producten of het betreden van opkomende markten.

Breng je waardeketen in kaart door je bedrijfsbereik te identificeren

• Upstream: Dit omvat alle activiteiten die plaatsvinden voordat je bedrijf kan functioneren. Het kan gaan om de productie van grondstoffen of tussenproducten, transportlogistiek, energieopwekking, verpakking en andere noodzakelijke voorbereidende processen.

Voorbeeld:

• Eigenactiviteiten: Dit omvat alle activiteiten die direct onder de controle van je bedrijf vallen, inclusief productie, administratie en interne processen.

Voorbeeld:

• Downstream: Alles wat zich na de eigen bedrijfsactiviteiten afspeelt, van de poort van het bedrijf tot de eindklant en de verwijdering van het product.

Voorbeeld:

ROSE ADVIES: Begin bij het in kaart brengen van je waardeketen met een eenvoudige eerste versie en verfijn deze na verloop van tijd. Zorg ervoor dat je rekening houdt met de juridische omgeving en industriestandaarden in je planning. Streef naar een functionele versie die stapsgewijs evolueert en verbetert, met als doel een uitgebreid en robuust raamwerk tegen 2026.

Breng je stakeholders in kaart

Het primaire doel van het in kaart brengen van stakeholders is om te bepalen welke stakeholders een belang of perspectief hebben op specifieke onderwerpen die relevant zijn voor uw bedrijf. Dit proces is essentieel omdat het ESRS vereist dat bedrijven bekendmaken hoe er rekening wordt gehouden met de standpunten en belangen van belanghebbenden in hun besluitvorming en duurzaamheidsrapportage.

Veel voorkomende stakeholders zijn werknemers, klanten, leveranciers, investeerders, het algemene publiek en zelfs het milieu zelf. Maak voor het effectief in kaart brengen van de situatie gebruik van bestaande hulpmiddelen en gegevensbronnen, zoals personeelsenquêtes, feedback van klanten, dialogen met leveranciers, incidentrapporten en meldingen van klokkenluiders. Deze bronnen bieden waardevolle inzichten in de verwachtingen en zorgen van belanghebbenden.

Als bepaalde informatie niet beschikbaar is, is het belangrijk om de gaten op te vullen. Je kunt dit bereiken door gerichte interviews af te nemen of specifieke enquêtes te ontwerpen die zijn afgestemd op het verzamelen van de onmisbare inzichten.

ROSE ADVIES: Stakeholders in kaart brengen kan ontmoedigend aanvoelen, maar het hoeft niet al te ingewikkeld te zijn. Begin met de voorkeur te geven aan een directe dialoog met belanghebbenden wanneer dat mogelijk is, omdat dit de meest nauwkeurige en bruikbare inzichten oplevert. Als directe interactie niet mogelijk is, overweeg dan het gebruik van proxy-gegevens, zoals markttrends of benchmarks in de sector, om de belangen en verwachtingen van belanghebbenden af te leiden. Het belangrijkste is om een fundament van inzicht op te bouwen dat je in de loop van de tijd kunt verfijnen en uitbreiden.

Stap 2 - Impact, risico en kansen definiëren (IRO's)

Duurzaamheidskwesties zijn de bredere milieu-, sociale en bestuurskwesties (ESG) die relevant zijn voor een bedrijf, terwijl de IRO's de specifieke gevallen van deze duurzaamheidskwesties binnen de activiteiten van het bedrijf zijn.

Duurzaamheidskwesties zijn onderverdeeld in duurzaamheidsthema's, subthema's (aanpassing aan klimaatverandering, energie, luchtvervuiling, mariene hulpbronnen, arbeidsomstandigheden enz...), subthema's (winning en gebruik van mariene hulpbronnen, bodemdegradatie, gezondheid en veiligheid, adequate lonen, diversiteit enz...).

De lijst om mee te beginnen staat in Bijlage A, AR 16 van het ESRS. Als je de DMA uitvoert, is het jouw taak om binnen elk Subonderwerp en Sub-Subonderwerp te identificeren hoe deze duurzaamheidskwesties specifiek worden weerspiegeld in jouw bedrijf en de hele waardeketen. Het resultaat is een lijst met effecten (positief en negatief), risico's en kansen die uniek zijn voor uw bedrijf en die gekoppeld zijn aan duurzaamheidskwesties.

Elk onderwerp wordt gecategoriseerd per bedrijfsgebied (upstream, operations, downstream) en geclassificeerd als een positieve of negatieve impact, risico of kans, met een toegewezen tijdshorizon (actueel of potentieel).

🌹ROSE ADVIES: Doorloop consequent de lijst met items in de gedelegeerde handeling - AR16 - lijst met duurzaamheidszaken. Voor een systematische aanpak begint u met het in kaart brengen van uw waardeketen en het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden voordat u duurzaamheidskwesties doorneemt.

Stap 3 - Drempels en scores bepalen (vóór openbaarmaking)

Volgens de DMA-richtlijnen is het vaststellen van drempelwaarden een gestructureerd proces waarmee bedrijven bepalen of elke IRO (Impact, Risk of Opportunity) als materieel kan worden aangemerkt. Deze stap speelt een cruciale rol in de algehele evaluatie van zowel de impact als de financiële materialiteit, omdat het de basis legt voor het prioriteren van duurzaamheidskwesties op basis van hun relevantie en belang.

Impact materialiteit 

Bij de evaluatie van de impactmaterialiteit worden drie sleutelfactoren geanalyseerd:

• Schaal: Dit verwijst naar de diepte of intensiteit van de impact, waarbij wordt geëvalueerd hoe significant de gevolgen zijn voor het milieu of de samenleving.

• Bereik: Dit meet hoe wijdverspreid de impact is, gezien de geografische reikwijdte of het aantal getroffen mensen.

• Herstelbaarheid: Voor negatieve effecten wordt ook het gemak of de moeilijkheid beoordeeld om de schade ongedaan te maken of te beperken. Dit criterium benadrukt de mogelijkheid van langdurige of permanente schade wanneer herstel beperkt is.

Om de beoordeling te standaardiseren, wordt een scoresysteem gebruikt. Elk criterium wordt beoordeeld op een schaal van 1 tot 5, waarbij de totale score voor negatieve effecten maximaal 15 punten bedraagt (5 × 3). Voor positieve effecten, waarbij herstelbaarheid niet van toepassing is, is de hoogst mogelijke score 10 punten. Deze scores worden vervolgens vergeleken met vooraf vastgestelde drempelwaarden, die zijn ontworpen om rekening te houden met de waarschijnlijkheid dat elk effect zich voordoet.

Financiële materialiteit 

Financiële materialiteit richt zich op het evalueren van de omvang van milieu- en sociale risico's en kansen in termen van hun monetaire gevolgen. Dit omvat potentiële winsten of verliezen die voortvloeien uit deze factoren. Net als bij impactmaterialiteit wordt een schaal van 1 tot 5 toegepast om zowel risico's als kansen afzonderlijk te beoordelen.

In beide gevallen - of het nu gaat om het beoordelen van de impact of de financiële materialiteit - is het essentieel om niet alleen de omvang, maar ook de waarschijnlijkheid van deze gebeurtenissen te evalueren. De combinatie van deze factoren helpt bij het vaststellen van drempelwaarden die de materialiteit van elke kwestie bepalen, zodat alleen de meest kritieke kwesties prioriteit krijgen voor rapportage.

Concrete Voorbeelden

• Natuurrampen veroorzaakt door klimaatverandering: Dergelijke gebeurtenissen kunnen de toeleveringsketens verstoren en vormen een financieel risico met mogelijk ernstige financiële gevolgen. Deze gebeurtenissen zijn echter over het algemeen zeldzaam, wat betekent dat ze hoog scoren in omvang maar laag in waarschijnlijkheid.

• Olie in het water als gevolg van een ongeluk met een tanker: Dit scenario kan worden beschouwd als een negatieve impact met een extreem hoge ernst, gezien de langdurige vervuiling van watersystemen. De reikwijdte is lokaal, maar de uitdaging om het probleem op te lossen is enorm, waardoor het een belangrijk milieuprobleem is. De hoge waarschijnlijkheid dat het zich voordoet verhoogt de score nog verder.

• Ditzelfde ongeval met een tanker vormt ook een financieel risico, omdat het kan leiden tot aanzienlijke boetes en reputatieschade. Hoewel dergelijke uitkomsten minder waarschijnlijk zijn, blijven ze van cruciaal belang om rekening mee te houden vanwege de mogelijke financiële gevolgen.

(Zoom in voor een beter beeld)

Elke kwestie krijgt een score en wordt getoetst aan de vastgestelde drempels. Items die dicht bij de drempel scoren zijn bijzonder belangrijk om te valideren, en we raden ten zeerste aan relevante belanghebbenden erbij te betrekken om de nauwkeurigheid en relevantie van deze beoordelingen te garanderen.

Van materialiteit naar CSRD-rapportage

In dit stadium is de lijst met IRO's verkleind en heb je een goed materialiteitsoverzicht verkregen. De materiële items vormen de basis voor het definiëren van je duurzaamheidskwesties, ingedeeld in onderwerpen, subonderwerpen en subsubonderwerpen. Deze dienen als basis voor je CSRD toelichting. De volgende stap in het proces is het in kaart brengen van de materialiteit op het niveau van specifieke informatievereisten (DR's).

🌹ROSE ADVIES: Onthoud dat voor niet-materiële onderwerpen grondige documentatie nodig is om hun uitsluiting te ondersteunen. Als een kwestie onder de drempel scoort, zorg er dan voor dat er degelijk bewijs is, zoals wetenschappelijk onderzoek of input van belanghebbenden, dat de beweegredenen voor deze beslissing rechtvaardigt. Een goede documentatie versterkt de geloofwaardigheid van uw beoordeling en rapportage.

ROSE's unieke kijk op DMA - De eerste essentiële stap in duurzaamheidsverslaglegging

Bij ROSE zien we de Double Materiality Assessment (DMA) niet alleen als het startpunt, maar als de hoeksteen van een succesvolle duurzaamheidsrapportage. Omdat we ons bewust zijn van de complexiteit van duurzaamheidseisen, maken we gebruik van geavanceerde technologie om het proces niet alleen efficiënter, maar ook boeiender te maken voor bedrijven. Door het stroomlijnen van workflows en het automatiseren van terugkerende taken, stelt ROSE organisaties in staat om zich te richten op strategische besluitvorming in plaats van te worden opgezadeld met administratieve hindernissen.

Onze aanpak is gebaseerd op nauwe samenwerking met onze klanten. We duiken diep in het ingewikkelde web van wettelijke vereisten, zoals de vereisten die worden beschreven in EFRAG's Implementation Guidance for Materiality Assessment, algemeen erkend als de definitieve referentie voor DMA best practices. Door onze oplossingen af te stemmen op het unieke bedrijfsmodel, de sector en de strategische doelstellingen van elke klant, zorgen we ervoor dat hun duurzaamheidsinspanningen zowel impactvol zijn als voldoen aan de wereldwijde normen.

Bij ROSE staan we voor een pragmatische filosofie van duurzaamheidsrapportage:

• Begin: Onderneem beslissende actie door te beginnen met wat vandaag haalbaar is, hoe klein de stap ook lijkt.

• Beweging: gestaag vooruitgang boeken door onmiddellijke prioriteiten aan te pakken, waarbij snelle successen worden afgewogen tegen een langetermijnvisie.

• Itereren: Rapportageprocessen voortdurend verfijnen en aanpassen aan veranderende regelgeving, verwachtingen van belanghebbenden en groei van de organisatie.

Deze iteratieve aanpak bouwt niet alleen vertrouwen op, maar zorgt er ook voor dat bedrijven wendbaar blijven en voorbereid zijn op de toekomst. Het doel is om zinvolle resultaten te behalen en tegelijkertijd de basis te leggen voor voortdurende verbetering.

Om het potentieel van DMA echt te ontsluiten, moedigt ROSE klanten aan om verder te denken dan naleving. Hoewel het voldoen aan wettelijke drempels van vitaal belang is, benadrukken we ook het gebruik van de DMA als een kans om strategische implicaties te identificeren, de betrokkenheid van belanghebbenden te verbeteren en het bedrijf toekomstbestendig te maken. Dit houdt in dat inzichten die verkregen zijn uit de beoordeling gebruikt worden om bredere duurzaamheidsstrategieën te ontwikkelen, zodat deze uitvoerbaar en meetbaar zijn en afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen.

Wat is de volgende stap?
Het voltooien van de dubbele materialiteitsbeoordeling is slechts het begin. Het vormt de basis van je duurzaamheidsrapportage en effent het pad voor het identificeren van materiële duurzaamheidskwesties, het stellen van openbaarmakingsprioriteiten en het afstemmen op raamwerken zoals de CSRD, de meest veeleisende regelgeving van dit moment in een voortdurend veranderende regelgevingsomgeving. 

Lees dit artikel voor een diepere duik in de stappen die volgen op het DMA-proces.

Bron: EFRAG's Implementation guidance for Materiality assessment (beschouwd als bron van waarheid in termen van DMA best practices).